Na przestrzeni ostatnich lat procesy biznesowe i operacyjne jakie mają miejsce w instytucjach finansowych przeszły niespotykaną metamorfozę. Funkcje wsparcia (ang. back office) stały się nie tylko miejscem, gdzie jak na dłoni widać wszystkie niedoskonałości organizacji, ale także obszarem, który odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu obsługi o doskonałej jakości. Obszarem, który również bezpośrednio wpływa na utrzymanie wskaźnika kosztów w akceptowalnych przez głównych interesariuszy granicach. Wszystkie te aspekty odgrywają kluczową rolę w budowie przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa, decydującej niejednokrotnie o być albo nie być w coraz to bardziej dynamicznej i innowacyjnej globalnej gospodarce.

Dziś, typowa instytucja finansowa, bez względu na to, czy myślimy o banku czy towarzystwie ubezpieczeniowym, coraz trudniej zdobywa i utrzymuje te obszary wzrostu, które pozwalają generować satysfakcjonujący poziom wskaźnika ROI. A jeśli weźmiemy także pod uwagę coraz bardziej wymagające otoczenie regulacyjne, w jakim przychodzi firmom tym konkurować na rynku, to stanie się oczywiste, że firmy branży finansowej będą wkrótce o wiele bardziej firmami IT niż instytucjami finansowymi w ścisłym tego słowa znaczeniu. Stąd też nieuchronny i postępujący mariaż sektora finansowego ze światem IT i podążanie w kierunku, którego najlepszym określeniem pozostaje synonim "FinTech".

Mając powyższe na uwadze nie może budzić wątpliwości, że inwestycje w obszar operacyjny są niezbędne i zarazem kluczowe dla zapewnienia przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. O ile do tej pory ważny był produkt i jego funkcjonalność dla klienta, o tyle obecnie na znaczeniu zyskuje świadomość, w jaki sposób i z wykorzystaniem jakich zasobów, zachodzą w firmie procesy wewnętrzne decydujące niejednokrotnie o długofalowej relacji z klientem.

Można powiedzieć, że procesy operacyjne zmieniają się same. Z czego to wynika? Jak wspomniano wyżej, słabe strony produktów finansowych widoczne są najlepiej w procesach back office. Chcąc sprostać oczekiwaniom, głównie co do minimalizacji kosztów, zarządzający zmuszeni są do ciągłego poszukiwania rozwiązań umożliwiających im dostarczanie doskonałych jakościowo i efektywnościowo procesów przy możliwie najniższych kosztach ich prowadzenia w sposób trwały. Stąd pojawienie się takich trendów, jak m. in. centralizacja wszystkich usług w jednym geograficznie miejscu lub jednostce, wyniesienie na zewnątrz firmy lub grupy niektórych usług i procesów poprzez outsourcing, wdrożenie metodyk Lean/Six Sigma czy wreszcie, pojawienie się nowych rozwiązań automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych.

Czym zatem jest robotyzacja procesów? W pierwszej kolejności należy odczarować kilka mitów jakie towarzyszą temu pojęciu. Po pierwsze, robotyzacja procesów jest pojęciem nieadekwatnym do dzisiejszego stanu zaawansowania rozwiązań informatycznych w tym obszarze. Robotic Process Automation (RPA) nie jest niczym innym jak systemem informatycznym tworzonym w oparciu o platformy softwarowe umożliwiające automatyczną lub półautomatyczną obsługę napisanych za ich pomocą procesów. I nie byłoby nic w tym odkrywczego gdyby nie fakt, że takie spojrzenie na RPA pozwala w sposób właściwy podejść do traktowania tego zagadnienia i późniejszego wdrożenia RPA w organizacji. A po drugie należy wskazać, że rozwiązania o charakterze zbliżonym do RPA funkcjonują na rynku od dłuższego czasu, czy to na potrzeby przeprowadzania automatycznych testów oprogramowania, czy też jako technologia screen scraping, pozwalająca automatycznie sczytywać dane z obrazu w przeglądarce internetowej.

Co zatem jest takiego w tym, że robotyzacja procesów stała się aktualnie najmodniejszym terminem a stojące za nią rozwiązania elektryzują całe gałęzie gospodarki?

Z perspektywy kierujących procesami operacyjnymi są dwa czynniki. Pierwszy wynika ze wskazanej już wyżej ciągłej potrzeby doskonalenia się operacji wspieranych przez doświadczonych zarządzających, poszukujących nowych sposobów na lepszą organizację pracy i wyeliminowanie tych czynności, które do tej pory rozwiązywał wszechobecny excel czy access. Drugim czynnikiem natomiast jest pewna magia jaka wiąże się ze słowem "robotyzacja" i przekonanie, że mamy do czynienia z jakimś robotem. A to z kolei napędza ciekawość i chęć poznania tego co do tej pory było nam obce. Stąd częste, zwłaszcza ostatnio, artykuły o nośnych nagłówkach "Czy zastąpią nas roboty"?

Jedno pozostaje pewne.

Robotic Process Automation znajduje się w początkowej fazie rozwoju i trudno wciąż wskazać spektakularne wdrożenia (zwłaszcza w Polsce), które mogą pochwalić się czymś więcej poza PoC (ang. Proof of Concept). Nie ma jednak żadnych wątpliwości, że narzędzia RPA, a co za tym idzie nowe, technologicznie zaawansowane rozwiązania dla biznesu nieuchronnie zmienią sposób działania procesów i funkcjonujących dziś modeli operacyjnych. Będąc u progu tak rewolucyjnej zmiany i tak wielu niewiadomych, przy tak wysokich oczekiwaniach w tak dynamicznych czasach pozostaje zgłębianie, przybliżanie i kompleksowe prezentowanie czytelnikom zagadnień związanych z robotyzacją i automatyzacją procesów biznesowych. Będziemy wskazywać to wszystko, co jest najbardziej istotne z punktu widzenia osiągania coraz lepszych rezultatów w przedsiębiorstwach poprzez ciągłe podnoszenie efektywności procesów biznesowych i operacyjnych.

Robert Gniezdzia

Niezależny Konsultant

Gekko advisoryNOW